複業大学

「時間を制す」人の3ステップタスク管理法

読書カレッジは複業大学へリニューアルいたします!

「時間を制す」人の3ステップタスク管理法

こんにちは!読書カレッジのまさたんです。

いよいよ令和開始のカウントダウンが聞こえてきそうなタイミングになりましたね。

僕は日頃、

・生きがいを見つけよう!
・働き方を考えよう!

と常々発信しています。

共感してくださる方も多く、ツイッターやLINEなどたくさんのメッセージをありがとうございます。

今回は、生きがいも見えてきた、働き方もイメージ出来てきた・・・次は??と思っている方のために

・時間管理
・タスク管理

についてシェアしていきます。

生きがいもタスクも見える化する

何をするにしても、まず最初にやるべきことがあります。

それは『書き出す』ことです。

・時間管理をする
・タスク管理をする
・マネジメントする

これらはすべて現状把握から始まります。

僕も昔そうだったのですが、

あれしてこれしてあのメール送ったら午前中のうちにあの書類終わらせて午後イチの会議の準備して終わったらあれチェックしてメール返ってこなかったらリマインドして

みたいな、いちいち全部頭で処理してた時期がありました。

当然、人が関わる以上イレギュラーなことも起こるし、急に話しかけられたり電話がかかってきたりするし、すべてが思い通りになんていかないですよね。

あと何より、抜けモレが起こります。

人間の記憶力ってたしかにすごいのですが、やっぱり脳にもキャパってあるから、本当に使うべきところに思考力を使ってほしいなと思います。

つまり、書き出すことで解決するようなリマインド(忘れないようにする)みたいな内容は、紙でもスマホでもいいのでメモするクセをつけましょう。

そうすることで、脳には新しいことを考える余白が生まれます。

覚えておこうということにパワーを使わなくて良い分、あなたはもっと自由に、もっと柔軟に、もっと深く、本来考えるべきことにパワーを使うことができます。

ふとした時に降りてくるアイデアとかもそう。メモするクセが大切です。

まずは紙に書き出してみましょう。

驚くほど思考が整理されますよ。

行動計画と時間管理は別モノ

さて、思考が整理されたらもう一歩踏み込んで考えていきます。

あなたは「行動計画を立てたのに目的が達成できなかった」という経験はありませんか?

今日は本を読み終えるはずだったのに読めなかった、調べるものが終わるはずだったのに取り組めなかった、など。

行動計画は目標から逆算して立てる、というのはもはや定説、皆さんご存知だと思います。

今週までにあれが終われば、今月までにこれが終われば、3ヶ月後半年後にはこうなって、1年後の目標達成は完璧だ!という行動計画を立てていることでしょう。

前述の通り、目標・期限・やりたいこと・達成するためのタスクなどをすべて書き出す、そこまではできてるはずなのに。

それでもその行動計画が遂行されず悔しい思いをしたことが、少なからずあるはずです。

でもだからと言って

・やっぱり自分にはできないんだ
・どうせ自分はやると決めたこともできないんだ

と落ち込む必要はありません。

実はその原因はあなた自身の人柄や習性、そしてあなたが立てた行動計画そのものにあるのではなく「時間管理」にあります。

目標・期限・やりたいこと・達成するためのタスクなどを書き出せたら、次はそれをスケジュールに落とし込む必要があります。

まずは行動計画を細分化しましょう。

行動計画を細分化するというのはどういうことかというと、大タスク→中タスク→小タスクのようなイメージです。

例えば、「読書レポートを書く」というタスクを細分化してみましょう。

読書カレッジではメンバーさんが「読書レポートを書く」という習慣があります。

読んだ本をアウトプットするため「読書レポート」を提出すると、ライターが添削してくれてホームページに投稿されるというものです。

<大タスク>

読書レポートを書く

<中タスク>

① 本を選ぶ
② 本を読む
③ 読書レポートを書く

<小タスク>

① 本を選ぶ
a)本で解決したい課題を明確にする
b)本選びを相談する
c)本を決定して借りる

② 本を読む
a)目次で全体を把握する
b)課題解決に1番近そうな章を選んでザックリ読む
c)全体を流し読みしながらキーワードをピックアップする

③ 読書レポートを書く
a)この本を通じて得たみんなに1番伝えたいテーマを決める
b)そのテーマに至るまでに、課題から例示を交えを全体像を作る
c)結論から書き始め、最後に誤字脱字チェックをして提出する

こんな感じです。

あと3日で読書レポート書かなきゃ、今日も残業で何もできない、明日やろう

あと2日だ、どうしよう本が読み終わらない

あと1日だ、もう無理間に合わないごめんなさい

みたいなことになる前に、このように細分化して考えてみましょう。

例えば、本を読む段階で

目次で全体を把握するだけなら5分
1章だけ読むなら15分
全体の流し読みで30分

だとすれば、1時間足らずで「本を読む」というパートって終わってしまいます。

今日は1時間もまとまった時間は取れないかもしれません。

でも、電車待ちの5分で目次だけ読む、電車の中の15分で1章だけ読む、みたいなことはできるはず。

10分単位のタスクに切り分けたら「いつやるか」まで決めてスケジュールに書き込みましょう。

そうすると、タスクをやってる感じがしないまま、ビックリするほどスムーズに物事が進んでいきます。

ぜひ騙されたと思ってやってみてください。

「生きがい」のための優先順位をつける

STEP1:必要なタスクを全て洗い出す
STEP2:タスクを細分化して時間に落とし込む

ここまでができたら、だいたいオッケーです。

でも、あれもこれも大事で全部スケジュールに入れようと思ったら現実問題難しい、という声もあると思います。

なのでスケジュールに落とし込む際に考えたいのが「優先順位」です。

優先順位は、重要度と緊急度で分類しましょう。

重要かつ緊急、緊急ではないが重要、などです。

できれば「緊急ではないけど重要」というものに最大限の時間と労力をつぎ込めるといいです。

しっかりと対策ができていればそもそも緊急事態が起こりにくくなりますからね。

重要かつ緊急といえば、クレーム対応とかミスのフォローとかです。

緊急ではないけど重要というのは、そもそもクレームにならない対策、ミスが起こらない対策などをするということです。

あとは読書をしておく、勉強をする、将来に備えた取り組みのほとんどは、緊急ではないけど重要と言えるでしょう。

優先順位を決める際に、それぞれのタスクに期限をつけていきましょう。

そうしてようやくスケジュールにまで落とし込めるということです。

**********

ステップ1:必要なタスクを全て洗い出す
ステップ2:タスクを細分化して時間に落とし込む
ステップ3:優先順位を決め、それぞれのタスクに期限をつける

**********

ポイントは優先度は常々見直し、サクッと決断して切り換えること。

最初に立てた計画に固執しないことも大切です。

守るべきは「結果」であり、「行動」ではありません。

どんなに完璧に時間を制して行動計画を遂行したとしても、望んだ結果が得られなければ意味がないですよね。

いかがでしょうか?

まずは自分の「生きがい」や「目標」を書き出すところから始めてみましょう。

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