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ビジネスマン必見!150時間を生み出すライフハック!

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ビジネスマン必見!150時間を生み出すライフハック!

本を読んだ人:くぅーたぶ

最近は何事も効率化が大事とよく言われますよね。

この記事を読んでくれているあなたも、きっと時間を大切にしようと日頃から意識しているはず。

でもあなたはもしかしたら、無意識のうちに1年間に150時間無駄な時間を過ごしているかもしれません。

どういうことかと言うと、ある統計ではビジネスマンは書類や使う物を探すことに1年間で150時間も浪費しているそうです。

これに10時間を足すと、なんと1か月の平均労働時間に等しい時間になってしまいます。

1か月の平均労働時間を、書類探しに使っているとしたら、正直無駄ですしもったいないですよね。

これからはこの無駄な時間をもっと大切なことに使いたいですよね?

そのためには、どうすればいいのかをリズ・ダンベンポート著『気が付くと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』から得たことを今回はシェアします。

整理ができない人に共通する残念な考え方

新しい情報は1日平均190個入ってきます。

だからその情報を毎日しっかり整理していく必要があります。

それを怠ると、どんどん情報が山のようになり、机や物入れなどが不要なものにあふれ、仕事以外の無駄な時間が必然的にできてしまうからです。

情報をしっかり整理することで、探す時間を作らなくなり、作業の効率が上がります。

しかし、整理ができない人が共通する考え方は「あとでやれば」と後回しにしてしまうことです。

そうしてしまうことで、整理できていない情報が山となってしまい、整理しきれなくなります。

また、山となった情報の中から必要になった書類があったら探さないといけないのでその時間が無駄な時間となり、その時間の積み重ねが1か月の労働時間に匹敵するぐらい、多くのビジネスマンは時間を必然的に作ってしまっています。

その場で新しい情報を適格に処理していくことで、不必要な時間を必要な時間に充てることができたら、仕事もプライベートもスマートにすることが可能です。

机と時間を整えよう

この本ではステップごとに整理する方法をつたえています。

準備ステップ
空きスペースをつくる

第1ステップ
デスクをコクピットにする

第2ステップ
毎日の「管制塔」をもつ

第3ステップ
書類の駆け込み寺をつくる

第4ステップ
いま!決める

第5ステップ
常に優先順位を見極める

第6ステップ
毎日の習慣

この中で
第1ステップ
デスクをコクピットにする

第2ステップ
毎日の「管制塔」をもつ

のステップについて読んでみて感じたことをシェアしていきます。

第1ステップ デスクをコクピットにする

位置配置をしっかり決めることが大切だと感じました。

仕事をする上でのオフィスの配置は、作業を集中させるために玄関から遠い位置に配置する。

デスクは毎日使うもの、週1で使うものなど分けて、使う頻度に応じて物や書類のファイルの収納位置を決める。

それだけでも探す手間が省けて、作業の効率が上がると感じました。

第2ステップ 毎日の「管制塔」をもつ

管制塔とは手帳のことです。

手帳は1日の予定を見開きで書けるようなものを用意する必要があるとこの本は伝えています。

普段スケジュール管理をするとき、2つ以上の手帳を使ったり、手帳とカレンダーを一緒に使ったりしている方が多いと思います。

しかし、複数のスケジュール管理ツールを使ってしまうと、転記ミスなどが多々あり結果1日の予定を上手く過ごすことができなってしまうリスクがあります。

例えば、飛行場の管制塔では、普段から飛行機の離発着を管理しています。

しかし、一つの空港に複数の管制塔があったら、飛行機のパイロットはどの管制塔の支持を受けて行動に移さなくてはいけないか分からず、何もできずに離陸した空港へ引き返すかもしれないです。

実際には複数の管制塔があることはありませんが、スケジュールの管理でも同じことが言えると思いました。

一つにまとめて管理することで1日の予定が簡単に分かります。

また、作業時間も計画することができて、急な仕事や予定が入ってもスケジュールに組み込んで予定を立てることができます。

ばらばらにしないで一つのツールで管理していくことで効率がいい仕事ができると感じました。

書類の整理から始めてみよう

書類を整理する方法としてクリアファイルやイントレーなどを活用することがおすすめです。

それらを利用して書類を仕分けすることにより後で探す手間が少なくなります。

その際、ファイルには「上司に提出する書類」や「郵送する書類」など明確な名前を付けることで、書類整理が適格にできます。

明確な名前を付けないファイルを作ってしまうとそのファイルにとりあえず書類を入れるだけになってしまい、結果ファイルを作って整理する意味がなくなってしまいます。

整理する際はファイルの役割を明確にすることが大切です。
また、溜まっている書類のほとんどはごみと同じです。

新しい書類を優先的にして整理していき、古い書類はコツコツ処分していくとスッキリさせることができます。

書類整理のために、まずは持っているクリアファイルに名前を付けましょう。

そしてクリアファイルを沢山買って、ファイルに役割の名前を書いて、時間を決めて毎日整理していくのです。

10分でも整理することができます。

次にスケジュールが見開きで書くことが出来る紙とバインダーを1セット用意します。

そして1週間のスケジュール管理をしてみましょう。

まとめ

ビジネスマンは統計から、1年間に150時間を書類や使う物を探すことに使っています。

これに10時間を足すと、1か月の平均労働時間に等しい時間になってしまいます。

この150時間の時間の浪費を最小限にするための方法を、今回は簡単にお伝えしました。

新しい情報は1日平均190個入ってくるのでその情報を毎日しっかり整理していく必要があります。

その整理をするためにファイルを有効活用しているものいらないものをしっかり分けることが重要です。

それを怠ると、どんどん情報が山のようになり、机や物入れなどが不要なものにあふれ、仕事以外の無駄な時間が必然的にできてしまいます。

またスケジュールも一括で管理することで1日のやることがすっきりでき、効率よく時間を使うことが出来ます。

今までの環境をすぐに変えることは難しいですが、この本のステップを一つずつ踏んで行って無駄な時間を減らしてみてはいかがでしょうか?

時間についてもう一度自分自身見直してみませんか?

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